Легализация регистрационных, медицинских и иных документов в Украине и других странах мира

Для того чтобы выданный в одном государстве документ имел юридическую силу на территории другого, необходимо проведение специальной процедуры удостоверения (легализации). Такая легализация документов, которая называется «апостиль» в большинстве случаев проводится посольствами и консульствами.

Способ удостоверения документов определяется исключительно международными нормативными актами, которым должен соответствовать документ. Поэтому заниматься легализацией документов должны специалисты, которые хорошо осведомлены в международных нормах и процедурах.

Консульская легализация документов заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его должности и, в некоторых случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах с целью легального их использования в другом государстве.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Украины (других), могут быть легализованы на территории того государства, где эти документы выданы, или же непосредственно в Украине. В случае легализации документа на территории иного государства документ сначала заверяется в Министерстве иностранных дел или ином уполномоченном органе государства, на территории которого выдан документ, а затем легализируется в соответствующем консульском учреждении в данном государстве.

Посольская легализация проводится по правилам соответствующего посольства. Эти правила могут значительно отличаться, так же, как отличаются и сроки легализации в посольстве (от 1 до 10 дней).

Апостиль — это специальный штамп международного образца, идентичность которого признают все страны-участницы Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официальных документов от 5 октября 1961 года («Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents» - англ.). Значение Гаагской конвенции (апостиля) заключается в том, что документы, заверенные апостилем в одной из стран-участниц Конвенции, должны приниматься в другой стране-участнице Конвенции без любых ограничений.

Чтобы проставить штамп апостиль, необходимо подавать оригиналы документов, и только в некоторых случаях апостиль проставляется на нотариально заверенных (засвидетельствованных) копиях.

Например, в Украине апостиль на свидетельстве о рождении ребенка проставляется Министерством юстиции.

Порядок проставления апостиля на документах определяется не только украинскими государственными ведомствами, но и посольствами стран, для которых осуществляется апостилирование документов. Например, ряд стран (Швейцария, Австрия, Бельгия и некоторые другие) при оформлении пакета документов для выезда ребенка требуют так называемое «двойное апостилирование». На практике это означает, что апостиль необходим как на документах, так и на нотариально заверенных (засвидетельствованных) переводах поданных документов. При этом процедура апостилирования предусматривает сначала проставление апостиля на оригиналах документов, а после их перевода и нотариального заверения (засвидетельствование) перевода — еще и на нотариально заверенных копиях с переводом.